8 Peran HRD dalam Perusahaan yang Seringkali Terabaikan

Peran HRD dalam Perusahaan yang Seringkali Terabaikan - Sebagai seorang yang berkecimpung di dunia kerja tentu Anda tidak merasa asing dengan HRD. Ya, HRD atau Human Resource Development adalah bagian perusahaan yang pertama kali bersinggungan dengan karyawan. HRD sendiri memiliki beberapa julukan yang berbeda antara perusahaan satu dengan lainnya seperti Human Capital (HC), Kepersonaliaan, Sumber Daya Manusia, Kepegawaian, dsb.

HRD, sesuai namanya, divisi satu ini memiliki tanggung jawab untuk mengelola aset perusahaan berupa sumber daya manusia. Beberapa fungsinya yang seringkali kita jumpai adalah :

1. Rekrutmen

Dalam hal ini HRD bertugas untuk memenuhi permintaan tenaga kerja dengan melakukan proses rekrutmen dan seleksi. HRD berperan untuk mencari sumber tenaga kerja (dapat melalui situs pencari kerja, kerjasama sekolah, job hunter, dsb), melakukan tes teknikal dan psikotes kepada pelamar, menjadwalkan interview dengan user, mengurus kelengkapan administrasi karyawan baru dan melakukan orientasi karyawan. 

Tantangan dalam melaksanakan fungsi ini adalah ketidaksesuaian kompetensi yang dimiliki pelamar dan kompetensi yang dibutuhkan perusahaan sehingga tak jarang proses tes teknikal dan psikotes tidak membuahkan hasil yang diharapkan. 

Untuk perusahaan maju, fungsi ini akan ditangani oleh 1 (satu) orang sendiri yang bertugas penuh untuk menangani rekrutmen. Lain halnya dengan perusahaan berkembang, seorang staf HRD dapat menangani beberapa peran sekaligus. 

2. Administrasi Kepegawaian

Segala macam administrasi kepegawaian, dimulai dari pendaftaran BPJS karyawan, asuransi kesehatan, pengajuan cuti, dan absensi karyawan akan dikoordinir oleh HRD. 

Tugas tersebut memang terkesan sepele bagi beberapa orang. Namun sebenarnya tugas dalam peran HRD satu ini membutuhkan ketelitian. Bayangkan akibatnya jika HRD salah menghitung saldo cuti Anda, kemungkinan Anda akan memprotes kecerobahan HRD. 

Dalam perusahaan berkembang, seorang staff HRD bertanggung jawab dalam peran rekrutmen dan administrasi kepegawaian.

Hampir di setiap perusahaan akan menjalankan kedua fungsi tersebut dengan baik. Namun ada beberapa fungsi dari HRD yang belum dimaksimalkan oleh sebagian besar perusahaan, khususnya dalam perusahaan berkembang.

3. Pelatihan dan Pengembangan

Pelatihan dan pengembangan karyawan adalah suatu proses pembentukan kompetensi karyawan agar sesuai dengan standar yang ditentukan perusahaan. Proses ini biasanya akan didahului dengan Training Need Analys (TNA) yaitu proses menganalisa kebutuhan pelatihan perusahaan dalam suatu periode. TNA dibuat dengan tujuan agar pelatihan yang dijalankan dapat menyelesaikan permasalahan yang ada. TNA dibuat dengan membandingkan kompetensi yang saat ini dimiliki perusahaan dengan kompetensi yang dibutuhkan untuk suatu posisi atau strategi perusahaan. 

Sayangnya, sebagian besar perusahaan menjalankan pelatihan tanpa didahului dengan TNA. Fungsi evaluasi dari pelatihan itu sendiri seringkali belum dijalankan dengan baik sehingga efek dari pelatihan tidak dapat dirasakan dalam kurun waktu yang diharapkan. 

4. Compensation & Benefit

Hal umum yang diketahui akan fungsi ini adalah penggajian. Ya, sesederhana itulah yang diketahui sebagian besar karyawan untuk fungsi ini. Dibalik opini karyawan, fungsi ini cukup membutuhkan analisa dalam menjalankannya. 

Mengapa ?

Fungsi ini tidak hanya mengolah berapa gaji yang diterima karyawan setiap bulannya. Lebih dari itu, fungsi ini mengkaji pantaskah seseorang menerima gaji tersebut. Oleh karena itu, seringkali kita mendengar skala penggajian dimana skala penggajian akan membagi pemberian gaji dalam beberapa golongan. Setiap golongan tersebut akan menetapkan standar, syarat apa yang harus dipenuhi seorang karyawan untuk berada dalam golongan tersebut. 

Selain itu, fungsi ini juga berkaitan erat dengan kinerja karyawan. Semakin baik kinerja seseorang, tentunya berhak untuk mendapatkan kompensasi yang lebih baik. Sebaliknya, apabila kinerja seseorang menurun maka perusahaan berhak untuk mengurangi kompensasinya. 

Oleh karena itu dalam penggajian akan dibagi menjadi beberapa komponen yaitu ;

1. Gaji Pokok, memiliki besaran yang sama setiap bulannya dan pada umumnya jumlahnya tidak boleh dikurangi dari bulan sebelumnya.
2. Tunjangan Tetap, memiliki besaran yang sama setiap bulannya namun dapat berubah sesuai dengan kebijakan perusahaan (biasanya akan dikaitkan dengan kinerja karyawan, apabila kinerja karyawan menurun maka jumlah tunjangan tetap akan dikurangi).
3. Tunjangan Tidak Tetap, besarnya tergantung pada jumlah kehadiran karyawan dalam suatu periode. 

Namun sayangnya, sebagian besar perusahaan masih belum menjalankan fungsi ini dengan baik dan masih berfokus pada penggajian rutin setiap bulannya. Meski seringkali dijumpai perusahaan yang memberikan berbagai tunjangan untuk karyawannya. 

5. Manajemen Kinerja

Dalam fungsi ini akan dikenal 2 (dua) istilah yaitu Key Performance Indicator (KPI) dan Performance Appraisal (PA). Secara garis besar dapat dijelaskan bahwa KPI berisi target pekerjaan seseorang dalam suatu periode dan PA adalah hasil evaluasi sejauh mana pencapaian target tersebut. 

Dikenal juga tools Balance Scorecard, yang juga menjabarkan target dan pencapaian dari aspek keuangan, penjualan, kepegawaian dan operasional dan membaginya dalam beberapa kategori.

Hal ini sudah mulai digalakkan oleh beberapa perusahaan namun sayangnya peran ini belum cukup dikenal oleh sebagian besar karyawan karena frekuensi pelaksanaannya yang kurang intens. 

6. Perencanaan Karir

Fungsi ini berkaitan erat dengan jenjang karir setiap karyawan. Fungsi ini menjabarkan struktur organisasi perusahaan serta kompetensi yang dibutuhkan untuk setiap posisi. Dengan dijabarkannya kedua hal tersebut, diharapkan setiap karyawan memiliki panduan untuk menuju posisi yang lebih tinggi. 

Misalkan, AA adalah seorang AP Officer menargetkan untuk menjadi Finance Supervisor. Sedangkan salah satu syarat menjadi seorang Finance Supervisor adalah memiliki sertifikasi Brevet C. Oleh karena itu jika AA memiliki keinginan kuat untuk menjadi Finance Supervisor, maka ia harus ikut serta dalam program Brevet C. 

Tidak hanya dari sisi teknikal, perencanaan karir mewajibkan HRD untuk memberikan bimbingan secara mental kepada karyawan agar memiliki softskill sesuai kebutuhan.

Hanya saja, fungsi ini seringkali terhambat karena belum jelasnya kompetensi yang dibutuhkan untuk suatu posisi sehingga karyawan merasa bingung dan tidak mengetahu langkah apa yang harus diambil untuk mencapai suatu posisi.

7. Hubungan Karyawan

Seorang HRD diwajibkan untuk memiliki kemampuan komunikasi yang baik, tidak hanya untuk menyampaikan informasi dengan baik namun agar setiap karyawan menaruh kepercayaan kepada HRD untuk menceritakan beban pekerjaannya. 

Sayangnya, saat ini HRD masih dianggap sebagai musuh karyawan karena dianggap lebih memihak kepada perusahaan. Sebagian besar perusahaan hanya berfokus pada sisi yang dapat dinilai dengan angka namun cenderung lupa untuk bersikap lebih terbuka untuk mendengar saran dan kritik karyawan.

8. Separation Management

Menurut saya, fungsi ini adalah fungsi yang paling berat karena HRD diwajibkan untuk mengambil keputusan pemutusan hubunhan kerja. Fungsi ini tidak hanya sekedar mengatakan, "Maaf, Anda saya pecat !" karena nyatanya pemutusan hubungan kerja tidak selalu berjalan mulus.

HRD bertugas sebagai penegah dan mediator agar baik karyawan dan perusahaan tidak dirugikan dengan adanya pemutusan hubungan kerja. Karena pemutusan hubungan kerja bukanlah suatu hal yang diinginkan, HRD diharuskan memberikan pengertian sedemikian rupa agar karyawan berlapang dada menerima keputusan tersebut. Pemberian kompensasi pemutusan hubungan kerja seperti uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan lainnya juga termasuk dalam fungsi ini. 

Sayangnya perusahaan memiliki beribu cara untuk tidak memutuskan hubungan kerja (sehingga tidak perlu membayarkan kompensasi pemutusan hubungan kerja) dan menunggu agar karyawan tersebut mengundurkan diri. 

Demikianlah 8 Peran HRD dalam Perusahaan yang Seringkali Terabaikan. Sebagian besar karyawan hanya mengenal, atau bahkan HRD mengenalkan diri sebagai pihak yang bertanggung jawab dalam hal pencarian tenaga kerja dan administrasi kepegawaian. 

Masih belum banyak orang yang memahami esensi dari fungsi HRD dan menyepelekan tugas HRD. Padahal, HRD merupakan bagian yang tidak kalah penting dari suatu perusahaan. Karena perusahaan dijalankan oleh manusia dan HRD bertugas untuk memastikan bahwa setiap penumpang (karyawan) yang berada dalam suatu perahu (perusahaan) memiliki tujuan yang sama.